Pengertian Tentang Sekertaris
Secara etimologi pengertian sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu “secretum” yang memiliki arti rahasia dan dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire, serta dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. Sedangkan pengertian sekretaris secara terminologi adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain. Dalam hal ini jadi tugas-tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris, karena tugas sekretaris ialah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya. Sekretaris memegang peranan penting sebagai maksud yang memiliki fungsi dan tugas untuk menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan atau fungsi sekretaris ini tentunya sesuai dengan masing-masing baik dalam organisasi ataupun sekretaris dalam perusahaan. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan menjadi jembatan penghubung.
Peran Sekretaris Terhadap Atasan
Maksut peran sekretaris terhadap atasan dalam organisasi atau perusahaan ialah. Sekretaris berfungsi sebagai pertantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan. Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab. Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan tugas. Berfungsi sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. Sekretaris berfungsi sebagai faktor penunjang berhasilnya fungsi, tugas dan tujuan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
Berikut ini terdapat beberapa tugas sekretaris, terdiri atas:
Tugas Khusus
Seorang sekretaris mengerjakan tugas khusus oleh pimpinan perusahaan merupakan tugas yang tidak setiap hari dikerjakan. Maksud dari tugas tersebut, hanya dikerjakan apabila ada perintah khusus oleh pimpinan. Tugas khusus pada umumnya diberikan oleh pimpinan ke sekretaris selaku kepercayaan dari pimpinan yang bisa menyelesaikan tugas yang diberikan.
Tugas Kreatif
Seorang sekretaris melakukan tugas kreatif atas kehendak diri sendiri tanpa adanya perintah dari pimpinan. Maksud dari tugas ini, mempunyai lingkungan tak terbatas dan seorang sekretaris handal wajib mengerjakan dengan baik.
Tugas Rutin
Tugas rutin ialah tugas seorang sekretaris biasanya dikerjakan setiap hari tanpa adanya perintah dari pimpinan. Contohnya seperti, mengumpulkan surat, dokumen, menerima telpon, menerima surat masuk, mengecek surat keluar dan membuat surat untuk klien dan sebagainya.
PROGRAM KERJA SEKERTARIS
RAPAT KERJA
Bentuk Kegiatan
Pemaparan rencana program karya yang akan dilaksanakan masing-mashing divisi selama satu periode dalam upaya pengkoordinasian.
Tujuan Kegiatan
Untuk membahas, menetapkan, dan mensosialisasikan program kerja masing-masing divisi
Target Kualitas
Pengurus mengerti dan memahami program kerjasemua divisi
Target Kuantitas
Seluruh pengurus harian GenBi Solo 2021 dan tautan undangan.
PENGADAAN SEKERTARIAT DAN PRODUCTION HOUSE
Bentuk Kegiatan
Mencari dan membawa tempat untuk dijadikan secretariat GenBi Solo dan Production House Divisi Kewirausahaan.
Tujuan Kegiatan
Pengadaan tempat untuk seluruh anggota GenBi Solo dalam melaksanakan rapat diskusi, dan seluruh kegiatan, demi menunjang keberjalanan seluruh program kerja GenBi Solo 2021 serta berkolaborasi dengan divisi kewirausahaan untuk pengadaan production House demi mengembangkan bakat dalam bidang kewirausahaan.
Target Kualitas
Tercapainya pengadaan secretariat demi menunjang keberjalanannya seluruh program kerja Genbi Solo 2021.
Target Kuantitas
Mendapatkan satu tempat yang cocok untuk dijadikan secretariat GenBi Solo 2021.
OPEN RECRIUTMEN STAFF
Bentuk Kegiatan
Pembukaan kesempatan para penerima beasiswa BI untuk menjadi bagian dari kepengurusan GenBi Solo 2021. Kegiatannya berupa pendaftaran melalui google formular dilanjutkan dengan rekapitulasi hasil open recruitmen dan melakukan musyawarah plotingan staff.
Tujuan Kegiatan
Mencari dan mempersiapkan staff GenBi Solo 2021.
Target Kualitas
Mendapatkan Staff GenBi solo 2021.
Target Kuantitas
Srluruh anggota GenBi Solo.
OPEN RECRUITMEN MAGANG
Bentuk Kegiatan
Pembukaan kesempatan para penerima beasiswa BI untuk menjadi bagian dari kepengurusan GenBi Solo 2021. Kegiatannya berupa pendaftaran melalui google formulir dilanjutkan dengan rekapitulasi hasil open recruitmen dan melakukan musyawarah plotingan magang.
Tujuan Kegiatan
Mencari dan mempersiapkan anak magang GenBi Solo 2021 sebagai wadah untuk mempersiapkan diri dan menambah wawasan mengenai GenBi Solo sebelum nantinya melanjutkan kepengurusan diperiode selanjutnya.
Target Kualitas
Mendapatkan anak magang GenBi Solo 2021
Target Kuantitas
Seluruh anggota GenBi Solo 2021
PENCATATAN KEAKTIFAN KEGIATAN
Bentuk Kegiatan
Pencatatan dan rekapitulasi notulensi segala kegiatan baik dari BI serta kepengurusan GenBi Solo 2021
Tujuan Kegiatan
Sebagai database rekam jejak seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan dan data keaktifan anggota GenBi 2021
Target Kualitas
Tercatatnya seluruh rekam jejak kegiatan dan pendataan. Keaktofan pengurus di semua kegiatan yang terlaksana.
Target Kuantitas
Seluruh anggota dan pengurus GenBi solo 2021.
GEN-VISIT
Bentuk Kegiatan
Kunjungan GenBi Solo Ke GenBi daerah lain.
Tujuan Kegiatan
Sharing mengenai program kerja dan manajemen kepengurusan serta menambah relasi.
Target Kualitas
Setiap pengurus mendapatkan knowledge yang bisa berguna untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja dalam GenBi Solo 2021 serta dapat menambah relasi.
Raeget Kuantitas
Seluruh anggota GenBi Solo 2021.
PELATIHAN SEKERTARIS
Bentuk Kegiatan
Forum belajar bersama internal divisi sekertaris GenBi Solo 2021 mengenai administrasi dan surat-menyurat.
Tujuan Kegiatan
Untuk memberikan pencerdasan kepada divisi sekertaris GenBi Solo 2021 terkair administrasi dan surat menyurat.
Target Kualitas
PH divisi sekertaris dan anak magang Divisi sekertaris GenBi Sl 2021 memahami dan menguasaiterkait administrasi dan surat menyurat.
Target Kuantitas
Seluruh pengurus divisi sekertaris dan anak magang divisi sekertaris GenBi Solo 2021.
Penulis : Juki Danis Tara
Devisi : Sekertaris
